マナー教室

仕事を円滑に進めるホウレンソウ

               
仕事が円滑に進むホウレンソウとは?      
「ホウ」は報告、「レン」は連絡、「ソウ」は相談を意味します。これらはビジネスにあたっては 
基本中の基本です。ひとつの仕事にはさまざまな人がかかわっているので、   
ホウレンソウを徹底することは仕事をスムーズに進めるうえで必要不可欠なことといえます。 
               
               
ホウ → 報告              
途中経過や結果を報告         
レン → 連絡             
作業に不可欠な必要事項を連絡        
ソウ → 相談              
問題が発生したときや、判断・方法に迷ったときに相談      
               
「報告」はそれまでに起きた過去のこと、「連絡」はこれから行う未来のことといった   
区分けもできますが、この違いについてはあまり厳密に考える必要はありません。   
連絡も事実を伝えるという意味では「報告」の一部といえます。    
               
               
【ホウレンソウの基本】            
1.とにかく早め早めで  
「あの件はどうなった?」 「大丈夫?」と上司に聞かれる前に報告&相談を。  
               
2.タイミングを考える            
早め早めとはいえ、明らかに間が悪いということもあります。    
声をかけるときは「失礼いたします。今、お時間よろしいでしょうか」と、まず相手の都合を 
聞きます。緊急の場合は「お忙しいところ申し訳ございませんが、緊急ですので…」と 
ひと言お詫びして時間をつくってもらいましょう。        
               
3.要点を明確にする            
情報を正確に伝えるため、また時間をムダにしないためにも、まず何について話すのかを明確にし
簡潔に話すことを心がけましょう。        
               
               
~ ホウ・レン ~            
報告・連絡のポイント            
順調に進んでいることも報告          
長期の仕事ではトラブルがなくても随時、進捗状況を報告します。    
1週間ごと、1ヶ月ごとなど報告のスパンを決めて定期的に報告しましょう。  
               
細かいことでも密に            
とくに新人のうちは、「これくらいは言わなくても…」という考えは禁物!    
仕事を覚えるまで自己判断をしてはダメ。        
               
結論から先に、簡潔に伝える          
報告は結論→理由→経過の順で。情報を整理し、簡潔に話しましょう。    
5W3H(下記参照)をふまえて話すと、必要事項をもれなく的確に説明できます。  
               
事実と私見は分けて伝える  
自分に都合が悪いことも含め、事実のみを正確に伝えましょう。    
個人的な見解は「これは私の考えですが…」と前置きしてから話します。   
               
詳細は書面でも伝える            
細かい内容は口頭と書面で伝えるのがベター。     
忙しい上司には、口頭でおおまかなところを伝え、詳細は文書で渡すのもひとつの方法です。 
               
               
☆報告・連絡に不可欠な5W3H  
  hen・・・日時             ow to・・・方針     
  here・・・場所            ow much・・・料金     
  ho・・・対象者名           ow many・・・数量     
  hat・・・件名                
  hy・・・目的         
               
               
報告・連絡のタイミング            
・仕事が終わったとき                  ・仕事が一段落したとき   
・結果の見通しがついたとき              ・予定より遅れるとき    
・トラブルが発生したとき                 ・ミスをしたとき    
・日程変更など連絡事項が発生したとき        ・長期にわたる仕事は定期的に   
               
               
~ ソウ ~              
相談のポイント            
ささいなことでも早めに相談を          
不明な点や不安なことはどんどん相談を。「こんなこと聞いていいのかな…」という考えは無用です。 
               
自分でも考えてみる            
“早めに相談を”とはいえ、なんでも相談していては成長できません。    
過去の仕事に解決のヒントがあることも。自分なりに考えてみることも必要です。  
               
問題点を整理する            
経緯をダラダラ話すだけではポイントがしぼれず、上司もアドバイスしにくいもの。  
ある程度は問題点を整理しておきましょう。     
               
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