仕事が円滑に進むホウレンソウとは? | |||||||
「ホウ」は報告、「レン」は連絡、「ソウ」は相談を意味します。これらはビジネスにあたっては | |||||||
基本中の基本です。ひとつの仕事にはさまざまな人がかかわっているので、 | |||||||
ホウレンソウを徹底することは仕事をスムーズに進めるうえで必要不可欠なことといえます。 | |||||||
ホウ → 報告 | |||||||
途中経過や結果を報告 | |||||||
レン → 連絡 | |||||||
作業に不可欠な必要事項を連絡 | |||||||
ソウ → 相談 | |||||||
問題が発生したときや、判断・方法に迷ったときに相談 | |||||||
「報告」はそれまでに起きた過去のこと、「連絡」はこれから行う未来のことといった | |||||||
区分けもできますが、この違いについてはあまり厳密に考える必要はありません。 | |||||||
連絡も事実を伝えるという意味では「報告」の一部といえます。 | |||||||
【ホウレンソウの基本】 | |||||||
1.とにかく早め早めで | |||||||
「あの件はどうなった?」 「大丈夫?」と上司に聞かれる前に報告&相談を。 | |||||||
2.タイミングを考える | |||||||
早め早めとはいえ、明らかに間が悪いということもあります。 | |||||||
声をかけるときは「失礼いたします。今、お時間よろしいでしょうか」と、まず相手の都合を | |||||||
聞きます。緊急の場合は「お忙しいところ申し訳ございませんが、緊急ですので…」と | |||||||
ひと言お詫びして時間をつくってもらいましょう。 | |||||||
3.要点を明確にする | |||||||
情報を正確に伝えるため、また時間をムダにしないためにも、まず何について話すのかを明確にし | |||||||
簡潔に話すことを心がけましょう。 | |||||||
~ ホウ・レン ~ | |||||||
報告・連絡のポイント | |||||||
順調に進んでいることも報告 | |||||||
長期の仕事ではトラブルがなくても随時、進捗状況を報告します。 | |||||||
1週間ごと、1ヶ月ごとなど報告のスパンを決めて定期的に報告しましょう。 | |||||||
細かいことでも密に | |||||||
とくに新人のうちは、「これくらいは言わなくても…」という考えは禁物! | |||||||
仕事を覚えるまで自己判断をしてはダメ。 | |||||||
結論から先に、簡潔に伝える | |||||||
報告は結論→理由→経過の順で。情報を整理し、簡潔に話しましょう。 | |||||||
5W3H(下記参照)をふまえて話すと、必要事項をもれなく的確に説明できます。 | |||||||
事実と私見は分けて伝える | |||||||
自分に都合が悪いことも含め、事実のみを正確に伝えましょう。 | |||||||
個人的な見解は「これは私の考えですが…」と前置きしてから話します。 | |||||||
詳細は書面でも伝える | |||||||
細かい内容は口頭と書面で伝えるのがベター。 | |||||||
忙しい上司には、口頭でおおまかなところを伝え、詳細は文書で渡すのもひとつの方法です。 | |||||||
☆報告・連絡に不可欠な5W3H | |||||||
When・・・日時 How to・・・方針 | |||||||
Where・・・場所 How much・・・料金 | |||||||
Who・・・対象者名 How many・・・数量 | |||||||
What・・・件名 | |||||||
Why・・・目的 | |||||||
報告・連絡のタイミング | |||||||
・仕事が終わったとき ・仕事が一段落したとき | |||||||
・結果の見通しがついたとき ・予定より遅れるとき | |||||||
・トラブルが発生したとき ・ミスをしたとき | |||||||
・日程変更など連絡事項が発生したとき ・長期にわたる仕事は定期的に | |||||||
~ ソウ ~ | |||||||
相談のポイント | |||||||
ささいなことでも早めに相談を | |||||||
不明な点や不安なことはどんどん相談を。「こんなこと聞いていいのかな…」という考えは無用です。 | |||||||
自分でも考えてみる | |||||||
“早めに相談を”とはいえ、なんでも相談していては成長できません。 | |||||||
過去の仕事に解決のヒントがあることも。自分なりに考えてみることも必要です。 | |||||||
問題点を整理する | |||||||
経緯をダラダラ話すだけではポイントがしぼれず、上司もアドバイスしにくいもの。 | |||||||
ある程度は問題点を整理しておきましょう。 | |||||||
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