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ビジネス文書(社内文書編)

社内文書は、日々更新する社内業務の進行状況を文書化し、記録に残すのが役目です。
6つのポイントをふまえ、わかりやすい文書を作成しましょう。

1.あいまいな表現を避ける
2.文は短く簡潔に
3.結論・原因・経過・意見の順で構成
4.敬語の使い分けに注意する
5.日時などの事実を明記する

儀礼的なもの、社交的なものの修飾部分は省略しましょう。時候の挨拶、「拝啓」「敬具」、相手の安否などは不要です。
敬語は、社外とは違うので常識的な範囲内におさえましょう。無駄な形容詞も不必要です。
社外とは違うので常識的な範囲内におさえましょう。無駄な形容詞も不必要です。
事実を伝えるには、「ありのまま」 「客観的」 「率直に」 「単純に」 がキーポイントです。

社内文書の基本

1.文書番号・発信部署名

文書番号は右上段に書きます。
これは発信者の記録と整理、受信者の分類などに役立ちます。

2.発信年月日

発信年月日は、右上2行目、文書番号に並べて書きます。
年号は基本的には和暦、場合によっては西暦も使います。
日付は作成した日付ではなく、発信した日付にします。

3.あて名

あて名は横書きでは、左上に縦書きでは件名の右上に書きます。
表記は「○○部長殿」とか「○○部長○○殿」などにしましょう。
回覧の場合は書く役職名を用い、部課宛のときは「○○課御中」などとします。

4.発信作成者名

発信作成者は発信日付の下に書きます。
役職名「○○部長」特に重要な文書は「○○課○○○」と氏名を書き、職印や認印を捺印しましょう。

5.件名・表題

件名は本文の前に書き、中央に位置を取りましょう。
アンダーラインを引くのも効果的です。
件名だけでその文書の内容、概要が判断できるのがよいのです。

6.前文・標題

社内文書では省略します。

7.主文

最初から用件を的確に簡潔に書き、要領よく表現。 5W1Hを頭に入れてまとめます。
発信側の意図するところを明確に表示します。

8.末文・結語

こちらも社内文書では省略します。

9.別記

主文の内容が2~3あるときは「下記のとおり」等を入れ、主文の後の行に"記"として番号を付けて箇条書きにします。

10.追記

別記の後に追記として重ねて強調する場とか、主文との関連事項について説明するときに使います。

11.添付書類

必要な参考資料や説明書などは別紙として添付します。 文書の末尾に書類名、部数を記載します。

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