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ビジネス文書(社外文書編)

社外文書は、会社対会社で取り交わされる文書です。
構成は社内文書同様、簡略化に徹しますが、より敬語を重んじます。ですから本文には、前文や末文が入ります。
社外文書には「会社の顔」としての役目があるので、十分な配慮が必要になってきます。

種類

■案内状・・・式典、行事などの案内など
■通知状・・・社名変更、社屋の移転など
■その他・・・依頼状、紹介状、督促状など

 

社外文書の基本

1.文書番号

発信者、発信時期などを記号化し、文書の位置づけを明確にします。(省略する場合もあり)

2.発信日

文書作成の日ではなく、文書を発信する日付にします。
平成○年○月○日など、略さないように記入(西暦を使う場合もあり)

3.宛名

発信日より1行下げて記入します。 誤字・脱字のないよう、細心の注意を払いましょう。
1行目には会社・団体名を記入。 「㈱」などの略字や、社名の略称は使いません!
*「株式会社」の位置に注意しましょう。(前に来るか、後ろにくるか)
2行目には役職名と個人名をフルネームで記入します。

★敬称の使い方

○○○○様 個人宛・一般的
○○部御中 組織宛
○○部長殿 役職宛・丁寧な表現
○○各位 多数の個人宛。「各位殿」など敬称をダブらせない

4.発信者、社印、担当印

宛名より1行下げて記入します。
発信者名(社名、代表社名、部課長名、個人名)を誰にするか、用件の内容によって判断しましょう。
発信者の職名は必ず記入し、会社の住所・電話番号・FAX番号は必要に応じて記入します。

5.件名(標題)

本文の趣旨を簡潔・明確に表現しましょう。

6.前文

冒頭に起語をつけます。 (「拝啓」…一般的、「謹啓」…あらたまった表現、「拝復」…返信)
時候にあいさつを入れるのが一般的です。

7.主文

「さて」から書き出します。
趣旨が正確に伝わるように簡潔で読みやすい表現を心がけ、記書きについて記す場合は「下記のとおり」などと書きます。

8.結び(末文)

主文を締めくくり、趣旨の確認、先方の繁栄を祈る語句を入れます。
「拝啓」が起語の場合、結語は「敬具」でしめくくります。

9.記書き

複数の用件が続く場合は、「記」として別途箇条書きにしたほうがわかりやすくなります。
必ず「以上」でしめくくりましょう。

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