マナー教室

ビジネス文書(FAX編)

FAX送信について学んでいきましょう。 FAXは、上手に用いればとても便利です。
ただ、裏面を送ってしまったり、送り先を間違えたりというミスがあると、かえって迷惑になる場合があるので注意しましょう。

FAX送信時のチェックポイント

1.FAXを送ったとき、受け取り相手が一番に取るとは限りません。 他の人に見られても、受け取り相手が困らない内容か確認しましょう。

2.送り先を万が一間違えた場合でも、トラブルを引き起こす内容は入っていないかチェックします。

3.FAXを大量に送るのはマナー違反!
枚数が多くなる場合は、先に電話で確認をとります。 もし送信枚数が15枚を超えるようであれば、郵送にしましょう。

4.必ずFAX送信票をつけましょう
事前に先輩や上司にFAX送信票のデータをもらっておきましょう。

FAX送信票の書き方

1.社名

社名がわかるものを適度な大きさでつけましょう。
イラストや個人的なマークをつけるのはNG。

2.相手先の記入

相手先の社名、部署、氏名を入れるスペースを作ります。
送信番号も入れることで、送信ミスの対応にも役立ちます。

3.送信枚数

相手側が受取りのFAXが全て届いたか確認するのに役立ちます。
「本状含めて○枚」のように、送信票も枚数に含めるのが一般的。

4.自社の連絡先

送信元の社名、電話番号、FAX番号を明記します。

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