マナー教室

ビジネスEメールの基本

 

社内外を問わず、文書のやりとりにメールを活用する機会が多くなっています。    
使い勝手のよいメールですが、お礼・お詫び・お願いごとなど、内容の重要度に    
よって電話・FAX・封書の使い分けを。        
               
               
★ここに注意            
機種依存文字や記号は使わない          
使用しているパソコンの機種や設定の違いによって、自分の画面では表示    
されていても、相手のパソコンでは読みとれない文字や記号もあります。    
丸つき文字・番号、ローマ数字、半角カタカナなどは注意しましょう。    
               
               
感情的な文は書かない            
電話では言いにくいことも、メールなら書けてしまうことも…。      
しかし、相手を感情的に中傷するメールを送るのはマナー違反。      
用件のみを簡潔にまとめ、余計な私情をはさまないようにしましょう。    
               
               
CCの乱用は避ける            
一件のメールを同時に複数の人に送るときに便利なCC(カーボンコピー)機能。    
繰り返し使っていると、相手にとって必要のないメールを送ってしまうこともあります。  
CCを使用する際はその都度、送るべき相手を確認してからにしましょう。    
               
               
               
~メール文書の書き方~         
               
件名:打ち合わせ日程等の確認とお願い        
               
▶添付ファイル:打ち合わせの内容.xls        
               
□□株式会社△△部 ○○様          
               
いつもお世話になっております。 株式会社□□の○○です。      
               
  来週の打ち合わせにつきまして、下記の通り確認させていただきます。    
               
               
  1.日時  ▲月▲日(月) 午前11時        
  2.場所  御社6階会議室          
               
  なお、当日、新製品のパンフレットを2部、ご用意いただけますでしょうか。    
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。    
               
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株式会社□□  △△部△△課          
  ○○ ○○            
  東京都**区***1-2-3          
  Tej;03-0000-0000  Fax:03-0000-0000        
  E-mail:*****@***.co.jp          
               
               
件名は具体的かつ簡潔に          
添付ファイルには具体的な件名をつける        
1行目には相手の社名・氏名を          
あいさつ文は簡潔に            
話の区切りで1行分のスペースを入れる        
読みやすいように適度に改行する          
本文は簡潔で丁寧な文体で。 一字下げはしない        
最後に署名(自社名・部署名・氏名・所在地・電話番号・メールアドレス)をつける  
               
               
               
宛先 「TO、CC、BCC」 の使い分け          
               
TO(宛先)      ・・・・・・・・ 基本的には、TOの部分がそのメールの宛先  
      宛先のアドレスは受信者全員に公開されるので要注意
               
CC(カーボンコピー) ・・・・・・・・ CCのアドレスは受信者全員に公開されるので要注意
               
BCC(ブラインドカーボンコピー) ・・・・ BCCのアドレスは他の受信者には非公開  
               
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