アポイントの取り方

適切なアポイントの取り方について勉強していきましょう。
ビジネスでは訪問の前にアポイントメント(アポ)を取るのがマナーです。
相手の都合も考えずに突然訪問して貴重な時間を割いてもらうのは、大変失礼な行為になります。
まずは用件が訪問する必要のあるものかを判断しましょう。

アポ取り前の最低限の準備

確認事項

・電話番号　・担当者名　・訪問希望時間

用意するもの

・メモ帳、筆記用具　・スケジュール帳　・地図、路線図

スムーズにアポを取る流れ

①自分から名乗り、あいさつをする

「○○商事、営業部の△△と申します。お世話になっております」

②自社名、自分の名前をはっきりと伝える

「営業部の□□様は、いらっしゃいますでしょうか」
用件のある人の名を告げ、取次いでもらいましょう。
本人とつながったら、改めて自社名、自分の名前を伝えて、その後本題に入ります。

③手短に用件を伝える

「さっそくですが◇◇の件で□□様にご相談がございます」
要領の得ない長電話は、ビジネス電話のタブーになります。

④電話を切る前に確認する

「２日の１５時にお伺いさせていただきます。それではよろしくお願い致します」
電話を切る前に、アポの目的・時間・場所を確認しましょう。
また、直通の電話番号や最寄り駅など、必要な項目も手短に確認します。

 

◎こんな時どうする？

「折り返す」と言われたきり電話がない・・・

相手が会議や接客中である場合は、１〜２時間は待ってみましょう。
それ以上待つような場合は「たびたび申し訳ございませんが・・」と、もう一度かけてみましょう。

途中で電話が切れた・・・

基本的にかけた側がかけ直します。
携帯電話からかけている場合、原因がこちらにあるケースが多いのですぐにかけ直しましょう。
重要な要件は極力、携帯電話からかけるのはやめましょう。