訪問先到着から面談まで

訪問相手に会うまでの基本の流れについて勉強していきましょう。
訪問直前に焦って失敗しないように、アポイントが決まったらそれに向けて準備をします。
まずは資料の整理、次に先方の情報集め、そして必要ならば上司や先輩への同行依頼です。
そして、訪問日にありがちな失敗は「上司や先輩への訪問先の報告忘れ」です。
必ず口頭で報告してから出かけましょう。

◎こんな時どうする？

受付であがってしまう時・・・　 ⇒フレーズを丸暗記しましょう。

自社名と所属部署、名前 → 「○○社△△部の、□□と申します」
先方の所属部署、役職と名前 → 「△△部、（役職名）●●様をお願い致します」
アポの時間 → 「◇◇時にお約束を頂いております」

訪問相手に会うまでの基本の流れ

訪問前に電話で再確認

訪問までに間がある場合は、前日か訪問の数時間前に、電話で確認
↓

面談の資料を準備

貴重な時間を有効に使う為に、カタログや資料を忘れていないか確認
↓

先方へは１０分前に到着

約束時間の１０分前には訪問先に到着し、コートなどを脱いで５分前に受付へ
↓

応接室で静かに待つ

席をすすめられるまでは、立ったまま先方を待ちます。 歩き回ったりしないように

◎こんな時どうする？

訪問に遅れそうな時・・・

⇒１５分前に一報を入れる

約束の時間に遅れそうな場合は、できるだけ早く、遅くとも１５分前にはお詫びとともに先方に連絡を入れましょう。
その際に到着時間を伝えることも重要です。 ただし、見込みよりもやや遅い時刻を伝えておくのがコツです。
二重に遅刻してはより印象を悪くします。 到着したら誠意をもって謝罪しましょう。

受付を済ませるまでのマナー

訪問は行き先部署の担当者と会ってからではなく、受付から始まっています。
「自分の印象＝会社の印象」と見られることを十分理解して、失礼のないように気を配りましょう。

建物前や入口まで

・コートなどは建物の前で脱ぎ、手に持って入ります。帰るときも建物を出てから着るようにしましょう。
・身だしなみチェックは手鏡を持っているなら直前に、持っていないなら最寄りの駅の洗面所などで確認しましょう。

受付についたら

・受付ではきちんと「おはようございます」 「こんにちは」と挨拶をします。
・自社名、氏名、訪問先担当者名、用件などあわてずにゆっくりと伝えます。
・訪問相手の記帳では、担当者に必ず「様」を加えて書き込みます。

◎こんな時どうする？

受付がいないときは・・・

大声で担当者を呼ぶのは感心しません。 近くにいる社員に丁寧に挨拶して担当者を呼んでもらいましょう。

雨の日の傘はどうする？

オフィスを濡らさない、汚さないように気を配りましょう。
傘立てなどがない場合は、遠慮せずに受付に尋ねましょう。

アポを取っていない訪問のときは・・・

相手の都合を確認せずに訪問したのですから、まずはそれをわびます。
その上で、時間が取れるかどうかを確認してもらいます。

※アポなし訪問の場合

受付：「いらっしゃいませ」
訪問者：「△△商事の○○と申します。営業部の□□主任はおいででしょうか。
お約束は頂戴していないのですが、近くまで参りましたのでご挨拶させて頂きたいのですが」
受付：「さようでございますか。確認致しますので、少々お待ち下さい」

 

訪問に上司・先輩が同行する場合

同行してもらうからといって気を抜かず、上司・先輩からの言動からできるだけ多くの事を学ぶよう心がけましょう。

1.アドバイスを受け準備 （上司や先輩の言動から訪問のコツをつかむ）

・資料を人数分用意しておく
・上司、先輩と事前にシミュレーションする
・行動予定を確認し,予定表に記入

2.道中での心構えと行動

・移動時間に無理がないよう予定を組む
・徒歩での移動では、上司、先輩の２〜３歩後ろを歩く
・タクシーの際は、助手席で道案内をする

3.訪問先での正しいふるまい

・自分が紹介されて、初めて名刺を出す
・上司・先輩は上座に、自分は下座に座る
・先方との会話をメモに取っておく

◎こんな時どうする？

商談中にお茶を出された・・・

遠慮してまったく口をつけないのは、かえって失礼になります。 「どうぞ」とすすめられてから頂きましょう。
また、上司が同行している時は、上司が口をつけてから自分も口をつけます。
飲み物は相手からの好意なのですから、その好意には応えるほうがいいのです。
すべて飲みきることで好意を受け取ることになります。