マナー教室

指示の受け方・出し方

 

     

指示の内容をきちんと把握することが仕事の第一歩

     
若手の場合、仕事の多くは指示を受けるところから始まります。      
この最初の指示をきちんと把握できるかどうかが、仕事を成功させる第一歩。    
また、聞くときの態度は上司の印象を大きく左右します。      
               
               

~指示の受け方~

           
呼ばれたらすぐに上司のもとへ          
上司や先輩に呼ばれたら「はい」と返事をし、すぐにメモを持って移動。    
上司や先輩のところへ着いたら「失礼します」と声をかけ、正面をはずした位置に立ちます。  
         ↓            
メモを取りながら話を聞く            
必ずメモを取りながら内容・手順・期限を聞きます。姿勢を正し、相手の言葉をさえぎらないこと。
         ↓            
内容の確認          
最後にメモを見ながら「・・・ということでよろしいですか?」と、指示された仕事の内容の  
要点を復唱。わからないことは必ずその場で質問しましょう。      
       
               
ランクUPマナー☆自分から指示を聞きに行く       
上司の指示がなかなか出ないときには、自分から        
「先日おっしゃっていた企画の件ですが、どのようにするか決まりましたでしょうか」など  
確認しましょう。            
             
               
指示の受け方のNG        
【返事】                               【聞く態度】    
・「は~い」とのばして返事をする              ・「はい、はい」というあいづち  
・顔を見ないで返事をする                  ・無反応、あいづちを打たない  
・返事をしない、または声が小さい             ・目を見ない    
                                     ・姿勢をくずす    
                                      ・話を途中でさえぎる   
               
               

~指示の出し方~

           
要点を先に伝える            
これから頼む仕事の要点を、最初に伝えます。        
         ↓            
具体的な内容を伝える            
「何を」 「いつまでに」 「どうしてほしいか」 を伝えます。      
締め切りは「▲日の午前中までにお願いします」など具体的に伝えましょう。    
         ↓            
確認              
確認のため後輩に復唱してもらいます。さらに慣れていない新人には、    
こちらから「何か質問ある?」と聞いてあげましょう。        
         ↓            
指示後のフォロー            
進行状況をときどきチェック。うまく進んでいないようだったらサポートしてあげましょう。  
ただし基本的には本人に作業させること。        
         
               
ランクUPマナー☆後輩に考えさせる       
指示は具体的に出すのが基本ですが、あまりに手取り足取り教えすぎるのも、    
後輩の成長を妨げる結果に…。ある程度仕事に慣れてきたら、      
「この仕事はどれくらいでできる?」 「自分なりにやりやすい方法を考えてみて」と、  
後輩に考える機会を与えてみましょう。          
後輩のタイプにもよりますが、自分で考えるほうがやる気はアップするはずです!  
   
               
~こんなときどうする?~            
               
後輩が指示通りに仕事をしてくれない        
後輩のことを責めずに、自分の指示の出し方も悪かったのでは…と反省してみましょう。  
指示はできるだけ具体的に説明したうえで「指示通りにやってほしい」としっかり伝えましょう。
               
できる見込みがない仕事を指示された          
いくらできないからといって、最初から「できません」と断っては評価が下がるだけ。  
「~でしたら可能ですが、いかがいたしましょうか」と妥協案を提示し、上司の判断を仰ぎましょう。
               
同じ上司から矛盾する指示が与えられた        
「先ほどは**のように進めるとお聞きしたと思うのですが、こちらの方法に変更する  
ということでしょうか」と、確認します。迷ったまま自分の判断で作業を進めないこと。  
               
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