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指示の内容をきちんと把握することが仕事の第一歩 |
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若手の場合、仕事の多くは指示を受けるところから始まります。 | |||||||
この最初の指示をきちんと把握できるかどうかが、仕事を成功させる第一歩。 | |||||||
また、聞くときの態度は上司の印象を大きく左右します。 | |||||||
~指示の受け方~ |
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呼ばれたらすぐに上司のもとへ | |||||||
上司や先輩に呼ばれたら「はい」と返事をし、すぐにメモを持って移動。 | |||||||
上司や先輩のところへ着いたら「失礼します」と声をかけ、正面をはずした位置に立ちます。 | |||||||
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メモを取りながら話を聞く | |||||||
必ずメモを取りながら内容・手順・期限を聞きます。姿勢を正し、相手の言葉をさえぎらないこと。 | |||||||
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内容の確認 | |||||||
最後にメモを見ながら「・・・ということでよろしいですか?」と、指示された仕事の内容の | |||||||
要点を復唱。わからないことは必ずその場で質問しましょう。 | |||||||
ランクUPマナー☆自分から指示を聞きに行く | |||||||
上司の指示がなかなか出ないときには、自分から | |||||||
「先日おっしゃっていた企画の件ですが、どのようにするか決まりましたでしょうか」など | |||||||
確認しましょう。 | |||||||
指示の受け方のNG | |||||||
【返事】 【聞く態度】 | |||||||
・「は~い」とのばして返事をする ・「はい、はい」というあいづち | |||||||
・顔を見ないで返事をする ・無反応、あいづちを打たない | |||||||
・返事をしない、または声が小さい ・目を見ない | |||||||
・姿勢をくずす | |||||||
・話を途中でさえぎる | |||||||
~指示の出し方~ |
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要点を先に伝える | |||||||
これから頼む仕事の要点を、最初に伝えます。 | |||||||
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具体的な内容を伝える | |||||||
「何を」 「いつまでに」 「どうしてほしいか」 を伝えます。 | |||||||
締め切りは「▲日の午前中までにお願いします」など具体的に伝えましょう。 | |||||||
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確認 | |||||||
確認のため後輩に復唱してもらいます。さらに慣れていない新人には、 | |||||||
こちらから「何か質問ある?」と聞いてあげましょう。 | |||||||
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指示後のフォロー | |||||||
進行状況をときどきチェック。うまく進んでいないようだったらサポートしてあげましょう。 | |||||||
ただし基本的には本人に作業させること。 | |||||||
ランクUPマナー☆後輩に考えさせる | |||||||
指示は具体的に出すのが基本ですが、あまりに手取り足取り教えすぎるのも、 | |||||||
後輩の成長を妨げる結果に…。ある程度仕事に慣れてきたら、 | |||||||
「この仕事はどれくらいでできる?」 「自分なりにやりやすい方法を考えてみて」と、 | |||||||
後輩に考える機会を与えてみましょう。 | |||||||
後輩のタイプにもよりますが、自分で考えるほうがやる気はアップするはずです! | |||||||
~こんなときどうする?~ | |||||||
後輩が指示通りに仕事をしてくれない | |||||||
後輩のことを責めずに、自分の指示の出し方も悪かったのでは…と反省してみましょう。 | |||||||
指示はできるだけ具体的に説明したうえで「指示通りにやってほしい」としっかり伝えましょう。 | |||||||
できる見込みがない仕事を指示された | |||||||
いくらできないからといって、最初から「できません」と断っては評価が下がるだけ。 | |||||||
「~でしたら可能ですが、いかがいたしましょうか」と妥協案を提示し、上司の判断を仰ぎましょう。 | |||||||
同じ上司から矛盾する指示が与えられた | |||||||
「先ほどは**のように進めるとお聞きしたと思うのですが、こちらの方法に変更する | |||||||
ということでしょうか」と、確認します。迷ったまま自分の判断で作業を進めないこと。 | |||||||
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