マナー教室

ビジネス文書とは

             
             
読みやすさ、わかりやすさが第一 フォーマットに沿って作れば簡単    
ビジネス文書は情報を正確に伝え、意思疎通をスムーズに行うために作成するものです。  
「書くのが難しそう」と不安に思う人も多いようですが、ビジネス文書に求められるのは  
シンプルなわかりやすさ。そこに個性や美しい文章を盛り込む必要はありませんし、  
基本フォーマットもだいたい決まっていますのでルールを覚えてしまえば実は簡単なのです。
仕上がったら提出する前に必ず見直し、最終的には見やすいレイアウトであるかどうかも  
確認するようにしましょう。          
             
             
             
【ビジネス文書 5つのポイント】        
             
point 1            
書くことを1つに絞る          
1つの文書には1つの用件を書くのがルールです。テーマを絞って    
箇条書きにするなど、シンプルでわかりやすい文書を目指しましょう。    
             
             
point 2            
具体的な内容で          
ビジネス文書に求められるのは、美しい言いまわしではなく、「誰が」 「何を」 「どうした」  
といった5W3H()をふまえた具体的な情報。必要があれば図表やデータを添付すると  
よりわかりやすくなります。        
             
             
point 3            
情報を正しく書く          
名称や数値、分析が間違っていると、文書の説得力が欠けてしまいますので    
注意しましょう。情報を自分の都合のいいように解釈して書くのはNGです。    
提出前に2回は見直すようにしましょう。        
             
             
point 4            
事実と私見を混同しない          
ビジネス文書に書くのは事実だけで、私見は書きません。      
データと事実に基づいた理論的な文面になっているか、きちんと確認しましょう。  
             
             
point 5            
校正は必ず行う          
誤字・脱字のチェックはすべての文書における基本です。日付や件名のほか、    
見やすいレイアウトになっているかどうかもチェックしましょう。      
             
             
             
※5W3H とは…          
When   いつ   日時        
Where   どこで   場所        
Who   誰が   担当者        
What   何を   仕事の内容・件名        
Why   なぜ   目的        
How   どうやって   手順・段取り        
How many   いくつ   個数・人数        
How much   いくら   金額        
             
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